logo

Centro de asesoría y soporte técnico

Procedimientos

Índice

Configuraciones

Configuración de salida de correos
  1. Entre a la sesión del usuario al que desea validar su salida de correos.
  2. De clic en el módulo de Mi cuenta, ubicado a la izquierda de tu pantalla o abra el menú Herramientas - Mi cuenta.
  3. De clic en la pestaña Datos Generales.
  4. Confirme los Datos generales, nombre, fecha de nacimiento, teléfono, celular, e-mail completo.
  5. Configure lo siguiente para la salida de correos electrónicos usando su cuenta y su usuario de Gmail o de un dominio.
    • Host: Teclee el nombre del dominio o la IP del servidor, si se trata de una cuenta Gmail, ingrese lo siguiente: smtp.gmail.com
    • Puerto: Ingrese su puerto de salida, si se trata de una cuenta Gmail, ingrese lo siguiente: 465 ó 587.
    • Requiere autenticación: Marque esta casilla para el servidor que requiera autenticación. Si es cuenta Gmail, de igual manera marque esta casilla.
    • Utilizar SSL: Marque si el servidor requiere de una conexión segura SSL. Si es cuenta Gmail, marque esta casilla.
    • Usuario: Teclee el nombre de usuario en el dominio o en Gmail.
    • Contraseña: Ingrese la contraseña que utiliza en su correo de dominio o en Gmail.
  6. Para comprobar que los datos fueron configurados correctamente de clic en el botón Probar conexión, si así fue aparecerá una ventana emergente.
  7. De clic en Aceptar y revise su bandeja de entrada para confirmar que dicho correo se utilizará en el envío de documentos dentro del Sistema.

Cambios y mejoras de seguridad de Google Para ayudar a mantener su cuenta segura, a partir del 30 de mayo de 2022 , Google ya no admite el uso de aplicaciones o dispositivos de terceros que le soliciten que inicie sesión en su cuenta de Google usando solo su nombre de usuario y contraseña.

Enlace a página de Google sobre noticia: liga

Como sabemos que muchos usuarios de MasAdmin ERP Web realizan el envío de sus documentos bajo cuentas de Gmail o servicios de hosting en Gmail, se les recomienda realizar las siguientes configuraciones y procesos con su proveedor para que sus envíos sean exitosos:

1. En la configuración de la cuenta de google, ir a la sección de seguridad (debe tener iniciada su sesión):

2. Ubicar la sección de “Iniciar sesión en Google” o “Acceso a Google” y dar click a la sección "Contraseña de aplicaciones".

Importante: En algunos casos no aparece esta sección porque la cuenta no cuenta con verificación de 2 pasos activa (es necesario configurarla primero*).

*Para activar la verificación en dos pasos (Pase al punto 3 si ya tiene su verificación de 2 pasos activa y pudo visualizar la opción desde un inicio):
1. Abre tu cuenta de Google.
2. En el panel de navegación, selecciona Seguridad.
3. En "Iniciar sesión en Google" o “Acceso a Google”, selecciona Verificación en dos pasos. Empezar.
4. Sigue los pasos que aparecen en pantalla.

3. En “Seleccionar app”, seleccionamos “Correo electrónico” y en “Seleccionar dispositivo”, “seleccionamos Otro” y escribimos el identificador que deseemos utilizar para generar una contraseña para la aplicación, por ejemplo: “MasAdmin”.

4. Oprimimos el botón generar y la página nos dará un código el cual se utilizará como contraseña en la sección de “Mi cuenta” en donde se ubica la contraseña del correo electrónico.

Nota: El código se escribe sin espacios.

Una vez realizados los pasos anteriores, podrá enviar correos desde su cuenta MasAdmin utilizando un correo de Gmail o servicios de hosting relacionados.


Respaldar información en servidor

La tecnología no está exenta de fallas o errores, y los respaldos de información son utilizados como un plan de contingencia en caso de que una falla o error se presente.

Las interrupciones se presentan de formas muy variadas:

Fallos de electricidad, errores de hardware, caídas de red, errores humanos, incendios, inundaciones, etc.
Aunque no se pueda prevenir cada una de estas interrupciones, la empresa sí puede prepararse para evitar las consecuencias que éstas puedan tener sobre su negocio.
Del tiempo que tarde en reaccionar una empresa dependerá la gravedad de sus consecuencias.

Respecto a las copias de seguridad, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
Deberá existir un administrador o usuario del sistema, entre cuyas funciones esté la de verificar la correcta aplicación del procedimiento y realización de las copias de respaldo.
Deberán realizarse copias de seguridad al menos semanalmente, salvo que en dicho periodo no se hubiera producido ninguna actualización de los datos.
Reservar inmediatamente su respaldo en un lugar seguro.

Procedimiento

Se debe de acceder por medio de su equipo a la IP asignada a su Servidor, autentificarse con login y password de administrador, las carpetas Respaldos y Masadmin estarán a la vista lugar donde se encuentran la(s) carpeta(s) con los ID de cada empresa generada.
Dentro de la carpeta de Respaldos del sistema encontrará carpetas documentadas en su formato semanal, este respaldo contiene la base de datos (información de su sistema), la idea es respaldar todas en forma periódica o diaria si es posible.
Asimismo dentro de la carpeta Clients (dentro de masadmin\id de su empresa\data) respaldar toda la carpeta, misma que contiene los archivos pdf y xml emitidos a sus clientes, a continuación le mostramos una simulación del mismo.

Simulación

En mis sitios de red acceder o buscar la IP de su servidor \\192.168.1.200 ó IP asignada a su servidor.
La dirección IP de su servidor puede variar, si tiene dudas contáctenos de favor.
Le solicitará login y password:
Login: Administrador
Password: Solicitar a su administrador

Acceso a respaldos

Al acceder se encuentran las carpetas Respaldos y Masadmin, accédalas de favor.

Copia de Seguridad

Le sugerimos respaldar diaria o periódicamente en forma programada la carpeta Respaldos y Clients esta misma se localiza dentro de la carpeta Masadmin\ID de su empresa\data.
Ejemplo de este grafico rivfer situado dentro de la carpeta Masadmin, lugar donde se encuentra la información de su sistema MasAdmin web/Factel a la fecha de realización automática por la aplicación.


Respaldar información desde la web

Importante: La opción sólo aparece al administrador del sistema y a usuarios con nivel de acceso que tenga marcada esta opción, consulte en Perfiles de acceso al sistema. Únicamente es posible realizar un respaldo al día.

  1. Abra el módulo de Mi cuenta, ubicado a la izquierda de su pantalla. O abra el menú Herramientas » De clic en Mi cuenta » Seleccione la pestaña Respaldo. Recuerde que solo aparece en la sesión de administrador y en los usuarios con el perfil modificado por el administrador.
  2. Oprima el botón Respaldar que se encuentra en la sección Generar Respaldo, el sistema internamente preparará el paquete de descarga con su respaldo completo, esta operación puede tardar unos minutos.
  3. Le aparecerá una pantalla que le dirá que el proceso está en ejecución. Cierre esta ventana.
  4. Este proceso puede tardar de 5 a 10 minutos, dependiendo el tamaño de la base de datos de su empresa. En cuanto el respaldo esté listo, en la sección de Descargar Respaldo, aparecerá un botón de Descarga. De clic en este botón empezará la descarga del archivo con los datos.
  5. Al terminar la descarga podrá abrir los archivos y guardarlos.

Visualización de reportes

Al iniciar la visualización de reportes o trabajar con un navegador nuevo, posiblemente tenga las ventanas emergentes bloqueadas, esto puede ocasionar que no se generen los reportes. Debes asegurarte de que el navegador que utilices permita la entrada de ventanas emergentes de nuestra página.

Permitir ventanas emergentes en el navegador Google Chrome:
1. Al abrir el reporte y dar clic en Ver reporte aparece una leyenda de que la ventana está bloqueada y el icono .

2. De clic en para abrir la ventana para administrar el bloqueo de ventanas emergentes.

3. Seleccione Siempre permitir ventanas emergentes de (…).

4. Después de clic en Finalizado.

Vuelva a filtrar los datos para el reporte, de clic en Ver reporte y verifique el permiso para ver las ventanas emergentes visualizando el reporte.


Actualizar la marca de productos en la lista de precios desde archivo CSV

Importante: Sólo el administrador del sistema puede actualizar la marca de productos desde archivo CSV.

  1. El archivo para editar las marcas deberá ser exportado desde la carpeta de Administración - Lista de Precios - Categorías y Opciones de Grupo de la carpeta Opciones generales, pestaña Opciones en el botón Lista de Precios, utilice los filtros y en el filtro Tipo de archivo debe seleccionar LP-Catálogos, exporte dando clic en Enviar.
    Importante: Realice un respaldo de su información y en la copia que realice edite o haga los cambios de las marcas de la lista de precios, no realice cambios sobre la lista de precios que exportó, esto por si algún cambio realizado no fuese correcto, cuando ya se importó la Lista con cambios no es posible que vuelva a tener los datos anteriores, solamente importando la lista de precios original, es decir el respaldo.
  2. Cuando ya respaldó la Lista de Precios que exportó, abra y edite la copia de la lista de precios, en este podrá cambiar la marca. La unidad de medida solamente se puede cambiar si el producto no cuenta con existencia. El archivo debe ser guardado con formato CSV (delimitado por comas).
  3. Después, para actualizar estos cambios ahí mismo en las Opciones Generales en la pestaña Opciones, de clic en el botón de Importar Catálogo, seleccione el tipo Actualizar otros catálogos y de clic en Siguiente >>.
  4. Suba el archivo dando clic en Seleccionar archivo, abra el archivo CSV donde editó las marcas o unidades de medida, y de clic en Aceptar.

Nota: Las marcas y unidades de medida que se agreguen nuevas se agregarán al catálogo y los productos se actualizarán. Le mostrará el reporte de los registros actualizados.


Actualizar la unidad de medida de productos en la lista de precios desde archivo CSV

Importante: Sólo el administrador del sistema puede actualizar la unidad de medida de productos desde archivo CSV, y solamente puede cambiarse la unidad de medida si los artículos no cuentan con existencia.

  1. El archivo para editar las unidades de medida es el mismo que para marcas y deberá ser exportado desde la carpeta de Administración » Lista de Precios » Categorías y Opciones de Grupo de la carpeta Opciones generales, pestaña Opciones en el botón Lista de Precios, utilice los filtros y en el filtro Tipo de archivo debe seleccionar LP-Catálogos, exporte dando clic en Enviar.
    Importante: Realice un respaldo de su información y en la copia que realice edite o haga los cambios de las marcas de la lista de precios, no realice cambios sobre la lista de precios que exportó, esto por si algún cambio realizado no fuese correcto, cuando ya se importó la Lista con cambios no es posible que vuelva a tener los datos anteriores, solamente importando la lista de precios original, es decir el respaldo.
  2. Cuando ya respaldó la Lista de Precios que exportó, abra y edite la copia de la lista de precios, en este podrá cambiar la marca y la unidad de medida (esta si no tiene existencia en el inventario). El archivo debe ser guardado con formato CSV (delimitado por comas).
  3. Después, para actualizar estos cambios ahí mismo en las Opciones Generales en la pestaña Opciones, de clic en el botón de Importar Catálogo, seleccione el tipo Actualizar otros catálogos y de clic en Siguiente >>.
  4. Suba el archivo dando clic en Seleccionar archivo, abra el archivo CSV donde editó las marcas o unidades de medida, y de clic en Aceptar.

Nota: Las marcas y unidades de medida que se agreguen nuevas se agregarán al catálogo y los productos se actualizarán. Le mostrará el reporte de los registros actualizados.

Importante: Tome en cuenta que el riesgo de interrupción del proceso de importación se incrementa entre más registros sean procesados debido a fallas de internet o algún proceso en el servidor. Se recomienda que el peso máximo del archivo sea 2 MB sin embargo, no se garantiza el procesamiento de todos los registros por los motivos antes mencionados.


Configuración de comisiones

MasAdmin ERP Web cuenta con diferentes maneras para calcular comisiones a sus agentes de Ventas. Aplicando el porcentaje de comisión en:

  • La utilidad de la venta.
  • El subtotal de la venta.
  • Cada uno de los diferentes precios que pueda tener un artículo.
  • No percibe comisión.

Configure el tipo de comisión en cada uno de sus agentes.
Abra Administración » Nuestra Organización » Recursos Humanos.

Seleccione y de clic en su Agente de Ventas.
De clic en la pestaña Sueldos y Comisiones.
De clic en el campo Tipo de Comisión, y seleccione el tipo de comisión.

Nota: Defina el Porcentaje de Comisión aplicará únicamente en el Porcentaje de Utilidad y en el Porcentaje de Subtotal.

Importante: Para las operaciones desde el Punto de venta Windows no se aplica el cálculo de comisiones.

Definir comisión por porcentaje de utilidad

La Utilidad de cada producto es posible calcularla de diferentes maneras en: Herramientas » Configuración del Sistema » Configuración General » Lista de Precios » Precio de Venta. Defina la fórmula que utilizará.

También es posible definir la Utilidad en cada uno de los productos. Entrando a Lista de Precios en la pestaña Precios. En cada precio en la sección Utilidad.

Entonces en base a la Utilidad, se calculará la comisión con su porcentaje definido en cada Agente de Ventas.

1. Abra Administración » Nuestra Organización » Recursos Humanos.

2. Seleccione y de clic en su Agente de Ventas.

3. De clic en la pestaña Sueldos y Comisiones.

4. En Tipo de comisión de clic en Porc. de Utilidad. Defina el Porcentaje de Comisión.
Ejemplo: 10% de las Utilidades de todas sus Ventas.

5. De clic en el botón Enviar.

Para observar el porcentaje y monto de comisión en una operación de venta realizada:
1. Ingrese al registro de la venta.
2. De clic en el botón Opciones.
3. Seleccione la pestaña Comisión.
4. De clic en la imagen .

Definir comisión por porcentaje del subtotal

Porcentaje del Subtotal, se refiere a que el porcentaje de comisión se calculará de los montos sin IVA o subtotales, de las operaciones de un Agente de Ventas.

1. Abra Administración » Nuestra Organización » Recursos Humanos.

2. Seleccione y de clic en su Agente de Ventas.

3. De clic en la pestaña Sueldos y Comisiones.

4. En Tipo de comisión de clic en Porc. De Subtotal. Defina el Porcentaje de Comisión.
Ejemplo: 10% del subtotal de todas sus Ventas.

De clic en el botón Enviar para guardar los cambios

Para observar el porcentaje y monto de comisión en una operación de venta realizada:
1. Ingrese al registro de la venta.
2. De clic en el botón Opciones.
3. Seleccione la pestaña Comisión.
4. De clic en la imagen .

Comisión por precio del producto

Es posible definir en cada uno de los 7 precios de un artículo los diferentes porcentajes o montos de comisión.
Cuando un agente realice una venta, y seleccione uno de los diferentes precios, llevará consigo el porcentaje de comisión definido en ese precio, que pasará a ser comisión para dicho Agente.

1. Defina este tipo de Comisión al Agente.
Abra Administración » Nuestra Organización » Recursos Humanos.

Seleccione y de clic en su Agente de Ventas.
De clic en la pestaña Sueldos y Comisiones.
En Tipo de comisión de clic en Porc. de Precio.

Nota: Los datos en Porcentaje de Comisión, ya no calcularán ningún tipo de comisión, pues se utilizará el porcentaje que determinaremos para cada precio.

De clic en el botón Enviar para guardar los cambios.

2. Seleccione el artículo o servicio donde determinará los diferentes porcentajes de comisión.
Abra Administración » Lista de Precios » Lista de Precios de Artículos y Servicios.
Busque y de clic en el artículo. Seleccione la pestaña Precios.
Observe que en cada precio aparece icono . De clic en el icono respectiva al precio donde agregará el porcentaje de comisión.

Ejemplo: Definir el 5% de comisión, aplicando solo en las Ventas con el Precio 1 de dicho artículo.

De clic en el botón Enviar.
Nota: Puede agregar respectivos porcentajes en cada Precio, el porcentaje se calcula del Precio determinado.

3. Generar la Venta, definiendo el precio correspondiente en cada partida. Ejemplo: Seleccionando el precio que agregamos un porcentaje de comisión. De clic.

De clic en Guardar.
Entre al botón Opciones en la pestaña Comisiones, donde mostrará el monto total de las comisiones en esa operación.

De clic en para ver más detalles de las comisiones.
Es posible modificar el porcentaje de comisión.

De clic en Guardar, después Guardar Cambios, y generando la operación de Venta, se calcula automáticamente la comisión como pendiente a liquidar.

Liquidar Comisiones - Módulo de Liquidación

De manera rápida puede liquidar sus comisiones mediante el Módulo de Comisiones en Ventas, que mostrará las comisiones pendientes a liquidar.
Abra el Control de Ventas.
Observe el icono en la parte inferior izquierda de la ventana.

Puede filtrar las comisiones por Agente de Ventas o buscar alguna operación determinada.
Ejemplo: Pagar las comisiones de determinado Agente de Ventas.

Ingrese el nombre del Agente de Ventas o el N° de la operación respectivamente.
De clic en el botón Buscar. Y filtrará determinadas comisiones.

Liquidar Seleccionadas: De clic en este botón para dar por liquidadas las comisiones que desee liquidar.
Liquidar Todas: De clic para sin seleccionarlas, dar por liquidadas todas las comisiones del resultado de la búsqueda por agente o por operación.
Cerrar: De clic para salir del módulo.


Inventario

Eliminar las existencias de un almacén
  1. Deberá de acceder al sistema como administrador a Herramientas - Almacenes - Elimina existencias.
  2. Seleccione el almacén donde eliminará las existencias.
    Importante: Luego de confirmar la eliminación de existencias los cambios en el sistema no podrán deshacerse.
  3. A continuación seleccione una opción Elimina existencia de almacén seleccionado.
  4. Mostrará una ventana de confirmación para proceder a la eliminación, de clic en Aceptar o Sí.

Ajuste de Inventario
  1. Deberá de acceder al sistema como Administrador e ir a Administración - Almacenes - Conceptos de Ajustes.
  2. Agregue un nuevo en concepto de ajuste, ejemplo: Inventario inicial y debe seleccionar Incrementar para aumentar existencia y dar de alta su inventario. Recuerde que también puede disminuir a la existencia si registra un nuevo concepto con la función Disminuye.
  3. Entre a Administración - Almacenes - Ajuste de Inventarios, de clic en el botón de nuevo registro y seleccione el concepto ajuste de inventario, seleccione el almacén a afectar y comience a agregar los productos con sus cantidades para posteriormente afectar el inventario.

Subir artículos serializados de forma masiva

Se captura el artículo serializado en compra, después ir a recepciones del almacén en donde aparecerá el ícono para exportar las partidas dar un clic.

Exportar las partidas de toda la operación.

Mostrará el link para descargar el archivo para editarlo en Excel.

Capturar las series de cada artículo.

Guardar el archivo como CSV delimitado por comas.

El archivo se importará con las series capturadas y así se afectará el inventario.

Le mostrará el resultado.

Una vez importado el archivo dar clic en aplicar para que actualizar la ventana.

Se afectará el inventario en automático.


Importación de productos desde compras utilizando lotes y fechas de caducidad

Proceso para el alta masiva de productos con la misma clave/no. de parte relacionando lotes (diferentes/iguales) y fecha de caducidad para entrada al almacén.
Tomar en cuenta que el archivo debe ser importado en .csv y se recomienda poner atención en el campo de fecha AAAA-MM-DD.

1. Considerar el producto con lote y fecha de caducidad en su Lista de Precios.

2. Al importar el archivo, seleccionar por clave/no. de parte/código de barras y omitir primer línea a importar (El archivo debe ser CSV).

3. El resultado de importación podrán visualizarse en la pestaña de Recepciones al Almacén una vez validada la información dar clic en Afectar Inventario (En caso de requerir, puede exportar los productos en el botón al lado de Entrada rápida para optimizar su proceso de validación).

4. El resultado final/productos recibidos podrán ser observados en la pestaña de Partidas Recibidas.


Traspaso masivo de productos utilizando lotes y fechas de caducidad

Proceso para el traspaso masivo de productos con la misma clave/no. de parte relacionando lotes (diferentes/iguales) y fecha de caducidad para entrada al almacén.
Tomar en cuenta que el archivo debe ser importado en .csv y se recomienda poner atención en el campo de fecha AAAA-MM-DD.

1. Considerar que el producto cuente con lote y fecha de caducidad en su Lista de Precios.

2. Acceder al módulo desde Administración + Almacenes + Traspaso y generar un nuevo traspaso.

3. Como recomendación antes del traspaso, revisar el almacén origen y existencias de los lotes en el mismo. Para importar el archivo, seleccionar por clave/no. de parte/código de barras y omitir primer línea a importar (El archivo debe ser CSV).

4. Dar clic en Aplicar para actualizar la pantalla y visualizarel resultado de importación. Tomar en cuenta la pestaña de existencia y cantidad a traspasar, esta última nunca deberá de ser mayor a la primera y dar clic en TRASPASAR para su afectación y salida del almacén origen al destino.

5. El resultado final lo podrá ver en la pantalla. Nótese que la columna de clave/no.parte queda en color verde, así como en la impresión de su reporte Partidas Recibidas.


Ajuste masivo de productos utilizando lotes y fechas de caducidad

Proceso para el ajuste masivo de productos con la misma clave/no. de parte relacionando lotes (diferentes/iguales) y fecha de caducidad para entrada / salida de almacén.
Tomar en cuenta que el archivo debe ser importado en .csv y se recomienda poner atención en el campo de fecha AAAA-MM-DD.

1. Acceder al módulo desde Administración + Almacenes + Ajuste de inventario y generar un nuevo registro, considera almacén origen y tipo de ajuste.

2. Seleccionar el alta desde el icono de operaciones desde archivo, seleccionar por clave/no. de parte/código de barras y omitir primera línea a importar (El archivo debe ser CSV).

3. Dar clic en Aplicar para actualizar la pantalla y visualizar el resultado de importación. Tomar en cuenta la pestaña de existencia y cantidad a ajustar. Para realizar el Ajuste de clic en el botón de AFECTAR INVENTARIO

4. El resultado lo podrá ver en la pantalla final, nótese que la columna clave está en color verde. Si la columna presenta otro color, revisar el campo de Notas donde se le informara el detalle del ajuste del artículo, asimismo puede obtener el reporte del ajuste.


Ventas

Crear notas de crédito

Existen dos maneras de crear una nota de crédito:

Por concepto de devolución de una venta.

  1. Al momento de realizar una devolución de una venta en el sistema, aparece una ventana emergente donde es posible decidir si generar una Nota de Crédito, dando clic en Aceptar y debe aparecer otra ventana que confirme el N° de registro de la Nota de Crédito.
    Me dirijo a Administración - Ventas - Notas de Crédito, donde debe aparecer el registro creado de la Nota de Crédito.
  2. Puede cambiar la cantidad y el precio de la partida, agregar más partidas.
  3. De clic en el botón para generar la Nota de Crédito. Le aparecerá una ventana para confirmar, pues una vez que asigne un Folio, esta Nota de Crédito no podrá ser modificada. De clic en Aceptar. Si maneja Facturación Electrónica por CFDI, aparecerá debajo el folio fiscal.
  4. En la sección Importes de la Operación de clic en para visualizar el documento antes de enviarlo al Cliente. De clic en la imagen para enviar la Nota de Crédito, abrirá una ventana, marque los correos de los contactos a los que desee enviar esta Nota de Crédito.
    Nota: Antes de enviar configure que su navegador permita las ventanas emergentes, después de clic en Enviar correo(s).

Por otro concepto, o relacionado a una factura.

  1. Es necesario que especifique el o los conceptos que definan el motivo de la Nota de Crédito en el Catálogo de conceptos de Notas de Crédito en Administración - Ventas - Conceptos de Notas de Crédito.
  2. Abra Administración - Ventas - Notas de Crédito.
  3. De clic en la imagen para abrir la ventana del nuevo registro de Nota de Crédito.
  4. De clic en la imagen para abrir el catálogo de Clientes, seleccione y de clic al cliente al que realizará la Nota de Crédito.
    Concepto: De clic en este campo y desglosará los conceptos antes registrados en el Catálogo de Conceptos de Notas de Crédito, seleccione el concepto indicado.
    Nota: Al momento de definir un concepto y dar clic en Siguiente, el Concepto ya no podrá ser cambiado.
    Seleccione Moneda: De clic en este campo que mostrará la lista de los tipos de moneda, seleccione y de clic en la que manejará.
  5. De clic en el botón y aparecerá la ventana de Registro de una Nota de Crédito, semejante al registro de un documento de Venta.
  6. En los Datos del Cliente seleccione el contacto para enviar la Nota de Crédito.
  7. De clic en la partida, que aparece con el nombre del concepto.
  8. Determine el monto en el campo Precio, y los demás datos que sean necesarios. De clic en Aceptar.
  9. Si desea relacionarla con una factura, de clic en la imagen y aparecerán las Facturas hechas a este cliente, seleccione y de clic en la factura.
  10. De clic en la imagen para asignar un Folio de Nota de Crédito. Le aparecerá una ventana para confirmar, pues una vez que asigne un Folio, esta Nota de Crédito no podrá ser modificada. De clic en Aceptar. Si maneja Facturación Electrónica por CFDI, aparecerá debajo el folio fiscal.
  11. En la sección Importes de la Operación de clic en para visualizar el documento antes de enviarlo al Cliente. De clic en la imagen y abrirá una ventana, marque los correos de los contactos a los que desee enviar esta Nota de Crédito.
    Nota: Antes de enviar configure que su navegador permita las ventanas emergentes, después de clic en Enviar correo(s).

Agregar información permanente en remisiones, cotizaciones o facturas

Es posible anexar información adicional en forma permanente a sus documentos de salida para ello debe entrar al sistema como Administrador e ir al menú de Herramientas - Configuración general - pestaña de Preferencias generales 2 - en el botón de Ventas.

Ahí podrá anexar texto que aparece después de las partidas en facturas, remisiones, cotizaciones en forma permanente.


Cambiar precio preferente en ventas

Su sistema MasAdmin ERP trabaja con el precio1 como preferente, mas usted puede utilizar cualquiera de los 7 tipos de precios predeterminado para las ventas, para ello como administrador deberá de acceder a Herramientas - Configuración general - seleccione la pestaña de Avanzadas 2 cambiar en la opción Precio preferente seleccionando el que usted requiera como predeterminado.
De clic en Enviar para guardar cambios.


Imprimir ticket en la Web por el módulo de impresión

Para comenzar a imprimir tickets en la web descargue el módulo de impresión.

1. Abrir el Módulo de Impresión.
En Inicio busque en sus programas y abra la carpeta de Productos Masadmin en la subcarpeta módulo de impresión y de clic en Punto de Venta.
Ingrese el nombre de su empresa, usuario y contraseña. (Si es la primera vez y cuenta con su servidor defina el dominio).

Configuración es para editar el ticket, Operativo para empezar a emplearlo y Cancelar para cerrar.
Elija el modo Operativo. para imprimir.

2. El módulo operativo podrá tenerlo abierto con todas sus ventas en la web, imprima tecleando el folio de la operación y dando clic en Enter.

Para salir del modulo Operativo de tickets de clic en por un lado del folio.


Pasos para el uso de cajas en cobranza en ventas

Le permite liquidar diferentes cajas abiertas del Punto de Venta.

Configuración

Se debe registrar y configurar la caja que estará realizando el cobro de las diferentes cajas abiertas del Punto de Venta.
Esto se debe hacer en: Administración – Ventas – Cajas- Seleccione la caja - Pestaña configuración de caja – Caja de cobranza en ventas.

Realice la operación en el Punto de Venta

Liquide CXC entrando al Módulo de Ventas.

Seleccione la caja que desea liquidar.

De clic en liquidar.
Nota: Es importante configurar el sistema con la opción No mostrar formas de pago y no liquidar cuentas por cobrar para que pueda utilizar la opción de liquidar varias cajas abiertas en el punto de venta.


Contabilidad electrónica

Segmentos de negocios

Ingresar a Contabilidad – Configuración General.

Ingresar a la pestaña Preferencia y seleccionar la opción Se asigna en el asiento contable si la cuenta afecta segmentos de negocios*.

Una vez activada esta casilla, dentro del menú Contabilidad – Catálogos - Segmento de Negocios.

Dentro del catálogo podrá agregar de manera abierta la descripción de los centros de costos o segmentos de negocios que el usuario requiera, así como un código para identificarlo.

Nota: No se puede eliminar un segmento de negocios que haya sido afectado en alguna póliza.

Después de haber agregado nuestro Catálogo de Segmento de Negocios será necesario ingresar a las Cuentas Contables que deseamos afectar con segmentos..

Nota: Solo se activa esta propiedad para cuentas auxiliares y para aquellas cuentas que NO tengan movimientos registrados.

Dentro de Pólizas, en los asientos de las Cuentas Contables que se les selecciono la opción de 'Uso de segmento de negocios', habilitará la búsqueda de los Segmentos que registramos para saber a cual afectará.

Como puede ver, esta opción le permite segmentar el importe total de la cuenta en diferentes centros de costos o negocios.

Ingrese al módulo de reportes que se encuentra en Contabilidad - Reportes - Comparativo cuentas por segmento.


Facturación CFDI

Asignar/actualizar clave SAT en lista de precios
Actualiza tus productos y servicios con la Clave SAT correspondiente

Nota: Es recomendable que cada producto y/o servicio cuente con la clave SAT que le corresponde. Se recomienda consultar con su asesor fiscal en caso de dudas.

Dentro de tus productos y/o servicios en Lista de Precios, se debe agregar la clave que se encuentra establecida en el catálogo del SAT por cada producto.

Nota: Dentro de la página del SAT se agregó una herramienta la cual le permitirá buscar la clave del producto y/o servicio que le corresponde.

Actualización por Categorías dentro de opciones de grupo

Dentro de categorías y opciones de grupo al establecer una clave SAT tomará dicho código para todos los productos que se encuentren dentro del grupo.
Nota: En caso de seguir este proceso y se requiera que la clave de un producto y/o servicio sea diferente al grupo, este necesitará ser actualizado de manera individual.

Nota: Dar clic en Enviar y después Actualizar.

Actualización de toda la Lista de Precios con una misma Clave SAT para todos los productos y/o servicios

Se debe entrar como usuario admin en Administración – Lista de precios – Categorías y opciones de grupo (solo se encuentra activo para la cuenta del admin).

Dar clic en Actualizar clave SAT.

Al ingresar la Clave SAT y oprimir el botón Actualizar, se tomará esta Clave para toda la lista de precios.

Actualización de la clave SAT por medio de archivo CSV

Nota: Tendrá que exportar e importar su Lista de precios. Se recomienda ampliamente guarde una copia de la misma.

Importante: Sólo el administrador del sistema puede actualizar el código del SAT de los productos desde archivo CSV.

1. El administrador del sistema (usuario admin) debe entrar a su sesión en el sistema.

2. El archivo para editar el catálogo del SAT deberá ser exportado en Administración - Lista de Precios - Categorías y Opciones de Grupo - Opciones generales - pestaña Opciones.

3. De clic en el botón Lista de Precios.

4. Utilice los filtros, de grupos o las opciones para filtrar y actualizar el código del SAT.

5. En Tipo de archivo seleccione LP - Productos y Clave SAT y de clic en Enviar.

6. Una vez teniendo el CSV actualizado, en Opciones de clic en para Importar Catálogo.

Seleccione el tipo únicamente actualizar Clave SAT y de clic en Siguiente.

7. Suba el archivo dando clic en Seleccionar archivo.

Importante: El archivo que se subirá para actualizar la clave SAT, solo deberá contar con dos columnas, la clave de identificación que se elija (Clave, Número de Parte o Código de Barras) y la clave SAT.

8. De clic en Aceptar.

Nota: Los productos se actualizarán y le aparecerá el reporte con los registros actualizados.

Importante: Tome en cuenta que el riesgo de interrupción del proceso de importación se incrementa entre más registros son procesados debido al tiempo de conexión de los browsers. Se recomienda que el peso máximo del archivo sea 2 MB sin embargo, no se garantiza el procesamiento de todos los registros por los motivos antes mencionados.


Asignar/actualizar clave SAT a unidad de medida

En la versión CFDI 3.3. es necesario utilizar la Clave del SAT correspondiente a la unidad de medida que se esté empleando en sus productos y/o servicios. Para actualizar y/o ligar la clave SAT a sus unidades, es necesario realizar lo siguiente:
Dentro de Administración – Lista de precios – Unidades de medida, se agrega la opción para asignar a cada una de las unidades de medida la clave establecida por el catálogo del SAT.

Aquí tendrá que ligar la Clave SAT a las unidades de medida que estarán utilizando en su Sistema MasAdmin.


Asignar/actualizar clave SAT a régimen fiscal

Para utilizar la versión CFDI 3.3, el régimen fiscal debe de ir relacionado con el código del SAT correspondiente. Para realizarlo es necesario entrar en Administración - Nuestra organización – Régimen fiscal, ubicar el deseado o dar de alta uno nuevo para posteriormente ligarlo a la correspondiente Clave SAT.


Emisión de complemento de pago para una operación

1. Abrir la factura general.

2. De clic en para acceder al módulo de Cuentas por Cobrar.

3. Verifique el número de pagos (Cuentas por Cobrar) y vea que se definieron de acuerdo al número de abonos.
Nota: Se divide el subtotal, el total, retenciones o impuestos adicionales para calcular los pagos.

4. Seleccione la Cuenta por cobrar.

5. Seleccione la forma de pago y marque el checkbox Liquidado y de clic en Enviar.

6. Vuelva a abrir la Cuenta por cobrar y de clic en el botón CFDi 3.3.

7. De clic en el botón Nuevo CFDI.

8. Revise la información de los importes y de clic en el botón img17 para generar la factura parcial.

Nota: Es muy importante definir la forma de pago cuando se liquida la CXC, ya que será incluido en el complemento de pago.

9. De clic en Aceptar al dialogo de protección de operación.

10. Generación y envío de PDF y XML.

Para generar y ver documento de clic en .
Para enviar por correo de clic en .
De clic en Guardar y/o Cerrar.

Importante: Cuando la forma de Pago es Bancarizado se mostrará el icono al editar la Cuenta por Cobrar en el que deberán llenar los datos del emisor y beneficiario.

Abra la Cuenta por Cobrar, llene los datos correspondientes al depósito.
Banco receptor, seleccione el banco que pertenece al beneficiario, la Cuenta y fecha de depósito.
Banco emisor, de clic para relacionar el Banco perteneciente al Cliente.

Para incluir información al recibo electrónico de pago de clic en en el que le mostrará:

Hora de Pago: Permitirá agregar la hora en que se realizó el Pago.
Forma de Pago: Es la forma de pago del movimiento bancario.
Nota: Los datos emisor y beneficiario se habrán capturado automáticamente al llenar los datos del depósito y emisor.

Cuando la Forma de Pago sea por Transferencia Electrónica y el tipo de Pago sea SPEI, se le mostrará la sección de Otros en el que podrá incluir el XML del CEP (Comprobante electrónico de Pago) en:
Tipo de cadena: Seleccione el tipo de cadena de pago.
De clic en para subir el XML del CEP, una vez subido el XML, la información se dividirá en los campos Certificado del pago, Cadena y Sello del pago, campos que no son editables.
Nota: Para obtener el archivo XML, el usuario podrá consultar el CEP, en donde deberá llenar ciertos valores que le serán solicitados y tomados de la transferencia electrónica que haya realizado en el portal del Banco.

Emisor
RFC: Es la clave del RFC de la entidad emisora de la cuenta origen, es decir la operadora, el banco, la institución financiera, emisor de monedero electrónico, etc.
Banco: Nombre del Banco ordenante.
Cuenta: Número de Cuenta con que se realizó el pago, el cual varía en caracteres, dependiendo la forma de pago con la que se haya liquidado. La siguiente imagen muestra el numero de caracteres que debe llevar la cuenta segun la forma de Pago.

Beneficiario
RFC: Es la clave del RFC de la entidad operadora de la cuenta destino, es decir la operadora, el banco, la institución financiera, emisor de monedero electrónico, etc.
Cuenta: Es el Número de cuenta en donde se recibió el pago. Para saber el número de carateres, debe guiarse en la imagen anterior.
N° de Op.: Puede ser el número Cheque, número de autorización, número de referencia, clave de rastreo en caso de ser SPEI, línea de captura o algún número de referencia análogo que identifique la operación correspondiente del pago efectuado.
Conf.: Clave de confirmación única e irrepetible que entregue el Proveedor de Certificación cuando aplique su integración al comprobante.

La opción Marcar la casilla si desea incluir en el XML los datos del emisor y Beneficiario para métodos de pago Bancarizados, una vez, marcada la casilla guarde sus cambios; se refiere que al tener la casilla marcada se incluirá en el XML los campos RFC, banco, cuenta del emisor de pago, así como RFC y cuenta del beneficiario.
La opción Marcar la casilla si desea si desea excluir el movimiento en el Recibo Electrónico de Pago (Complemento de Pago); se refiere que al activarlo se omitirá el movimiento o cuenta por Cobrar en la realización del Complemento de Pago.
Nota: Posteriormente se deberá desactivar si se requiere incluir en el REP realizado dentro del módulo de Complementos de Pagos.

Importante: Estos datos se tomarán en cuenta al realizar el Recibo Electrónico de Pago en el módulo Complementos de Pago, siempre y cuando el movimiento no se haya marcado como excluido. Si es así tendrá que dar clic al botón CDFI 3.3 y crear un nuevo CFDI.

Los datos emisor y beneficiario se habrán capturado automáticamente al llenar los datos del depósito y emisor.
Si desea subir el XML del CEP deberá dar clic en el botón SPEI.
Defina el tipo de cadena y suba el XML en , en automático se definirán el certificado, la cadena y el sello del pago.
Nota: Para obtener el archivo XML, el usuario podrá consultar el CEP, en donde deberá llenar ciertos valores que le serán solicitados y tomados de la transferencia electrónica que haya realizado en el portal del Banco.

Marcar si desea incluir en XML datos del Emisor y Beneficiario para métodos de pago Bancarizados: Seleccione esta opción si desea que los datos del emisor y beneficiario salgan en el XML.

Una vez capturada la información y los importes, de clic en para generar el complemento de pago.
Nota: Los datos de Emisor y Beneficiario en este momento son opcionales, sin embargo, una vez que se requieran serán muy importantes para la facturación del complemento de pago.

Importante: Los datos RFC emisor debe agregarlos dentro de Bancos (Catálogos SAT).
Los datos RFC beneficiario debe agregarlos dentro de Registro de Bancos y Cuentas.
O bien, puede agregarlos manualmente.


Renovación de certificados de sello CFDI
Certificado de sellos digitales

Tenga listos y disponibles los archivos que le dio la SHCP (Secretaría de Hacienda y Crédito Público) del certificado de sus Sellos Digitales:

  • Archivos .cer y .key del Certificado del sello digital.
  • Password del Certificado.

Nota: NO son los archivos de la firma electrónica (Fiel).

Si aún no los tiene deberá consultar el trámite ante el SAT: Tramitar un Certificado de Sello Digital.

Renovación del certificado

Abra Administración - Nuestra Organización - Datos de la empresa - Configuración.
Para Renovar los Certificados empresa en general quédese en la misma pestaña, si factura por sucursal deberá entrar a Administración - Nuestra Organización - Sucursales - Seleccionar la Sucursal - Configuración, y Renovar los archivos en cada sucursal.
De clic de clic en el botón Configurar Modalidad de Facturación.
De clic en el botón Renovar.

De clic en Aceptar.

De clic en Seleccionar archivo y adjunte el Certificado de Sello digital que es el archivo con extensión .cer, después de clic de nuevo en Seleccionar archivo y adjunte la llave pública otorgada por el SAT que es el archivo .key.

De clic en Enviar.

Ingrese el Password del Certificado nuevo, que es la contraseña que indicó para su Certificado de Sello Digital, de clic en Regenerar archivos *.pem, ya que su certificado es nuevo.
Revise que en el campo PAC, tenga seleccionado 4GFACTOR o el Proveedor Autorizado de Certificación con el que contrató los timbres fiscales.
De clic en el botón Enviar, y automáticamente se cargará el no. de serie del certificado y las fechas de validez y vencimiento.

Nota: Una vez actualizados los Certificados de Sello Digital, podrá facturar con el Sistema MasAdmin en un tiempo máximo de 24hrs a 72Hrs, posterior a la fecha de renovación de sus nuevos Certificados de Sello Digital que tramito en SHCP (Secretaría de Hacienda y Crédito Público).


Verificación de timbres en el SAT

Consulte en esta liga para saber si el Proveedor Autorizado de Certificación, está reportando los timbres en el SAT.
Verificación de CFDI

Ingrese el UUID, RFC del emisor y del receptor.
Mostrará si el timbre está publicado.


Validación de CFDI

1. Descargue el Certificado del PAC.

2. Entre al SAT para validar el XML.
Para ejecutar correctamente la página es necesario que su equipo cuente con el complemento Java instalado. Si aparece en su navegador que no tiene el complemento Java y se le indica un mensaje como el presentado en la imagen, de clic en Ejecutar esta vez…, seleccione Acepto los riesgos y deseo ejecutar esta aplicación y Ejecutar.

3. Cargue los archivos.
En el campo Comprobante suba el XML del CFDI dando clic en Cargar, seleccione el XML y Abrir.
En el campo CSD del SAT suba el Certificado del PAC Edicom dando clic en Cargar, seleccione el Certificado y Abrir.

4. Por último de clic en el botón Validar.

5. Consulte el resultado después de la validación.


Activación de alerta, caducidad del certificado digital

Importante: Es tarea y responsabilidad del usuario administrador estar al pendiente de la caducidad de sus certificados digitales para poder facturar y sellar sin problema alguno. Como apoyo usted puede recibir una notificación de alerta de caducidad de su certificado de sello digital por parte de su sistema MasAdmin ERP Web, para ello es necesario registrar el recurso humano que recibirá dicha notificación y validar previamente el envío de documentos electrónicos a la cuenta de este recurso humano.

1. Entre a Herramientas - Configuración General.

2. Entre a la pestaña CFDi, de clic en el botón Agregar Recursos Humanos y seleccione el Rercurso Humano responsable de la tarea de recibir la notificación de alerta y estar al pendiente de los certificados.

3. En el campo de Emitir alertas con, ponga el número de días de anticipación antes de su vencimiento, se recomiendan 30 días.

4. Marque la opción de Envio de alertas por correo electrónico.

5. De clic en el botón Aplicar para guardar cambios y Enviar para salir.


Revoqué mi certificado del sello digital ante el SAT y no puedo facturar por CFDI

Si revocaste tu certificado de sello digital y no puedes facturar por CFDI y el PAC te contesta la leyenda com.edicom.ediwinws.service.cfdi.CFDiException: El RFC <(su RFC)> no está autorizado a firmar con el certificado <01001001001001001001> (según LCO).

Lo que sucede es que su nuevo certificado asignado al RFC aún no está actualizado o vigente a nivel SAT para sellar fiscalmente con el PAC. Algunas veces tarda en actualizar su base de datos de 24 a 72 hrs.
Puede revisar en dicho tiempo con darle clic el boton UUID en la operación ventas hasta que selle.
Si recibes el mismo mensaje accede a esta liga ftp://ftp2.sat.gob.mx/agti_servicio_ftp/verifica_comprobante_ftp/CSD.txt
Con ayuda de F2 busca tu RFC para validar su alta.
Nota: Si no esta dado de alta espera el tiempo recomendado.


CFD

Renovación de folios para facturación electrónica CFD

El procedimiento es el siguiente:

  1. Abra Administración > Nuestra organización > Datos de la Empresa
  2. Seleccione la pestaña Configuración.
  3. De clic en el botón Configurar modalidad de Facturación
  4. Compruebe que el N° de Serie del certificado sea el mismo (deben ser 20 caracteres).
  5. Indique el N° de Aprobación y Año de Aprobación correspondiente a la Aprobación de Solicitud de folios.
  6. Ingrese el Folio inicial y Folio final aprobado por el SAT, en el campo correspondiente. De clic en Enviar.
  7. Si maneja serie, ingrese la Serie de Facturación en el campo correspondiente, factura, nota de crédito etc.
  8. Verifique que el consecutivo sea un número anterior del folio de inicio asignado por el SAT. Es decir, el consecutivo debe tener el 7, para que la siguiente factura que haga sea el folio 8.
  9. De clic en Enviar.

Nota: Se recomienda que agregue recordatorios en su agenda o dónde maneje avisos, programando un mes antes correos o avisos que le recuerden la fecha de vencimiento de sus certificados.


Reporte mensual de facturación CFD
  1. En las opciones rápidas en la izquierda de su interfaz de clic en el módulo de Reportes.
  2. Abra la carpeta de reportes de "Ventas" dándole clic.
  3. Seleccione el "Reporte de Ventas Mensual (SAT)".
  4. Filtre por Sucursal o si deja el filtro en blanco serán las ventas globales de toda la empresa.
  5. Determine el mes del reporte y el año.
  6. Marque la opción "Generar .txt para envío a SAT" y de clic en "Ver reporte".

Se descargará un archivo .txt que tendrá que enviar a SAT.
Importante: No puede realizar ningún cambio en el archivo pues debe subirse al SAT de manera integra.


General

Cambiar el tipo de moneda e idioma en facturas

Para cambiar el tipo de moneda dentro de la operación de venta de clic en el icono o letra "M" y podrá cambiar el tipo monetario de salida de la operación.

Nota: Antes de proceder de favor verifica el tipo de cambio de USD en Administración - Catálogos Generales - Tipo de cambio.

Para cambiar el idioma deberá de acceder dentro de la operación de venta en el botón de Opciones y en la pestaña de general en la opción Mostrar texto fijo en idioma, deberá de seleccionar Español o Inglés.


Realizar una sola factura de las ventas del día del punto de venta

Desde el icono de reportes en la web puedes emitir el reporte de ventas: Ventas por número de control y operar el filtro a tu elección sobre remisión o ventas.

Con este reporte de todas sus ventas del día en remisiones o ticket a Público General puedes desde el módulo de ventas realizar una nueva operación y dar clic al icono "T" y ahí capturar todos los ticket emitidos en el reporte de ventas por numero de control a publico general y así podrá emitir la factura a tu cliente o clientes varios.


Definir la forma de pago y cuenta para facturas a un cliente

Dentro del módulo del catálogo de clientes, localice el cliente a registrar y en la pestaña de Datos generales de clic en el botón Condiciones donde puede predeterminar los datos para facturar mismos que se manejan en el módulo de ventas al facturar al cliente.


Como cambiar la unidad de medida cuando tengo existencia en los almacenes

Es muy importante verificar no tener existencia de productos en el(los) almacén(es) de la matriz y sucursales, es decir existencia cero para que pueda sustituir la actual unidad de medida desde la Lista de Precios, esto por protección y así evitar cambios en la Lista de Precios con productos en el almacén.
Para poder realizar el cambio de unidad de medida con existencia en el(los) almacén(es) seguir el siguiente procedimiento. Debemos obtener la existencia de los almacénes, depués eliminar la existencia, ya que se elimino la existencia actualizar la unidad de medida en la Lista de Precio uno por uno y por ultimo realizar un ajuste de inventario. A continuación los procedimientos.

1. Obtener existencia de cada Sucursal.
Reportes - Inventarios - Existencia por Almacén.

Selecciona el almacén y de clic en la Casilla Generar Archivo Excel - Ver Reporte.
Le descargará un archivo Excel con la existencia actual del almacén seleccionado.

Importante: Deberá descargar el Reporte de Existencia en Excel de cada uno de los almacenes que manejas.

Nota: Este archivo le va a servir para que realice su ajuste de inventario para subir nuevamente la existencia de sus productos.

2. Eliminar Existencia de los Almacenes.
Para Eliminar la existencia de sus almacenes deberá ir a Herramientas - Almacenes - Eliminar Existencias.

Aparecerá una ventana la cual le pedirá que seleccione el almacén a Eliminar, pero como desea sacar toda la existencia de los almacenes deberá seleccionar el botón Todos los Almacenes.

En seguida arrojará una Ventana en la cual le preguntará si desea Eliminar la Existencia, dar clic en Aceptar.

Volverá a mandar una pantalla de Aviso donde le indicará que ha seleccionado la opción de Continuar y le preguntará si desea proceder. Dar clic en Aceptar.

Si selecciona el módulo de Almacenes, podrá confirmar que no hay existencia en ninguno de los almacenes.

3. Modificar Unidades de Medida de los Artículos.
Deberá ir a Lista de Precios y seleccionar de uno por uno el producto al cual le desea cambiar la unidad de Medida de manera manual para evitar errores.

Después de cambiar la Unidad de Medida dar clic en Aplicar para que se guarden los cambios.

4. Ajuste de Inventario para subir existencia nuevamente al almacén.
Después de haber cambiado las unidades a todos sus productos deberá ingresar nuevamente al inventario a cada uno de los almacenes, para poder realizarlo de manera masiva usará los archivos que bajo en un inicio con la existencia de cada almacén.
Al archivo actual de existencias deberá eliminarle columnas.

El archivo deberá de quedar ordenado de la siguiente manera.

Este archivo deberá ser guardado en .csv delimitado por comas.

Le mandará un aviso, dar clic en Sí.

Después de guardar el archivo tendrá que irse al sistema Administración - Almacenes - Ajuste de Inventarios.

Seleccione el almacén y el tipo de Ajuste (Aumentar); para ingresar el archivo deberá dar clic en el icono que se muestra con la flecha.

Aparecerá la siguiente Ventana, dar clic en Agregar Registros - Siguiente.

Le pedirá que seleccione el archivo (seleccionará el archivo que edito).

También deberá indicarle al sistema que identifique por Clave - Omitir la Primera línea al importar.
Después de haber seleccionado el Archivo dar clic en Aceptar.

Enseguida le enviará un mensaje de Resultados donde le indicará cuantos artículos fueron procesados con éxito y si alguno se omitió, dar clic en Cerrar.

Para que aparezcan los productos a ajustar favor de dar clic en el botón Aplicar.

Para terminar de realizar el proceso de ajuste de inventario, deberá dar clic en el botón Afectar Inventario.

Preguntará si realmente desea ajustar el almacén; dar click en Aceptar.

El sistema procederá a realizar el ajuste de inventario, favor de esperar unos minutos. Cuando el sistema haya terminado mandará un aviso de que el ajuste se realizó correctamente, Aceptar.

Este proceso se deberá realizar en todos las Sucursales con su respectivo Almacén.


Como cambiar el agente preferido

Importante: Esta opción sólo aparecerá al usuario que tengan seleccionada la opcion “Permite cambiar el agente de ventas preferido” en Perfiles de Acceso - Avanzadas 1.

  1. Abra el módulo de clientes y dar clic en el icono que se encuentra en la parte posterior de lado izquierdo de su pantalla “cambio de agentes de ventas” al dar clic mostrará los diferentes agentes preferidos asignados en su catálogo de Clientes.
  2. Si queremos cambiar el Agente Preferido dar clic en la columna “cambiar por” en donde mostrará la relación de Recursos Humanos visibles por el cual el usuario puede cambiar al Agente de Ventas.
  3. Si hay una agente de ventas que no desea cambiar o desasociar con el cliente el renglón deberá de quedarse en blanco.
  4. Para que realice el cambio dar clic el botón “Actualiza agentes” y se efectuara el cambio al catalogo de clientes y despues cerrar.

Proceso para regenerar una factura PDF/XML

1. Entre al módulo de Ventas y seleccione la factura que desea regenerar.

2. Ir a Documento y seleccionar Factura.

3. Dar clic en el tercer icono generar liga de descarga del documento.

4. Una vez generada la liga dar clic en vista previa para visualizar el PDF de la factura.

Para poder regenerar un XML siga por favor el siguiente proceso.
1. Entre al Modulo de Ventas y seleccione la factura que desea regenerar.

2. Ir a Documento y seleccionar XML.

3. Dar clic en el icono vista previa.

4. Al seleccionar vista previa le regenerara el XML de su factura.

Nota: En caso de que sean muchas las facturas para regenerar favor de enviar un ticket adjuntando el mes y el año.


Equivalencia por producto
Configuración General

Herramientas – Configuración general – Preferencias generales 1.
Activar equivalencias por productos.

Lista de precios

Por producto se mostrará el botón Equivalencia.

En el botón equivalencia se encontrará la configuración por producto, donde podrá especificar las unidades correspondientes y el precio que se utilizará para dichas equivalencias; Actualmente solo aplica para PRECIO 1. Las unidades a desplegar tendrán que ser registradas en el catálogo de unidades de medida.
Dar clic en el botón agregar nuevo.

Indicar la equivalencia que se manejara en el producto, así como también el precio de la equivalencia.

Nota: El precio de la equivalencia debe antes de IVA.

Compras

En el módulo de compras, se podrán realizar órdenes de compra por producto o por la equivalencia registrada en lista de precios.

Ejemplo de entrada de mercancía por unidad base:

Ejemplo de entrada de mercancía por equivalencia:

Almacenes

La entrada de productos se verá reflejada en la unidad de medida base del producto definido en lista de precios.

El costo que tomará cada producto será definido con respecto a la equivalencia del producto entre la unidad de medida base. Por ejemplo:
a. Se realiza una compra de un paquete de 20 piezas a $3,500.00. El costo unitario del producto será de $175.00 (UEPS).
b. Se realiza una compra de un paquete de 20 piezas a $3,000.00. El costo unitario del producto será de $150.00 (UEPS).

Ventas

En el módulo de ventas, se permitirá vender el producto seleccionado como unidad base o como la equivalencia antes registrada en Lista de Precios. El sistema cambiará automáticamente el precio del producto según la lista de precios y lo seleccionado. Por ejemplo:
a. Venta por producto.

b. Venta por equivalencia.


Punto de Venta Windows

Ver existencias desde punto de venta

Ingrese al módulo de Precios y busque el producto del que se desea ver la existencia de los almacenes.

Una vez localizado el producto selecciónelo y presione la tecla F7 que mostrará un mensaje que le pregunta si desea consultar la existencia del producto, de clic en .

Y le muestra la existencia que se tiene en cada uno de los almacenes.


Mostrar el nombre del cliente en el ticket de venta

Abrir el Punto de Venta Windows, si tiene abierto la interfaz de venta ciérrela dando clic en
Ingrese al menú Reporte - Informes.

Plantillas de Punto de Venta - Formato de Remisión para miniprinter (Desde Punto de Venta) al seleccionarlo le da un clic al tercer botón de izquierda a derecha que ese le permitirá modificar el reporte en el editor.

Después de editar el reporte, la banda llamada encabezado de Grupo1 numcot1, la selecciona y la baja un poco, después de eso baja los campos que están arriba de Encabezado de Grupo 1 para dejar un espacio libre entre la banda encabezado de página y Encabezado de Grupo1 como se muestra en la imagen.

Después de lo anterior, de un clic con el botón derecho y le mostrará el siguiente menú, seleccione Entono de datos como se muestra en la imagen.

Le mostrarán las tablas que el reporte usa para filtrar la información el ticket.

En la tabla llamada Cot1 busca el campo llamado empresa como se muestra en la imagen.

Selecciona el campo empresa sin dejar de seleccionarlo arrastra el campo, debajo de la banda encabezado de página, y suelta para que le agregue el campo empresa que será el nombre del cliente de cada venta.

Después de que agregue el campo empresa, acomode el campo en el reporte seleccionando el campo moviendo el campo a izquierda, derecha, arriba, abajo, etc. Cuando termine de realizar los cambios del campo, se va al menú Archivo – Guardar, y posteriormente Archivo – Cerrar. Por último, realice pruebas de impresión de ticket.


Manejar lotes en punto de venta

En el punto de venta al cargar el producto a vender con lote, pasamos a la última columna llamada lote con la tecla de tabulador.

En la columna colocamos el lote del producto a vender. El lote debe colocarlo antes de mandar a imprimir el ticket.
Una vez que se imprime el ticket la operación sube al sistema Web, también se debe de tener existencia en el almacén en el sistema para que al momento de subir la operación se pueda descontar del almacén el producto.